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Escolher um bom software de gestão é necessário para o sucesso de uma instituição de ensino. Cada escola, faculdade ou universidade apresenta características e necessidades únicas, sendo fundamental encontrar uma solução que se ajuste a elas da melhor forma possível.
Para obter êxito na escolha, é preciso considerar pontos como: quais são as necessidades administrativas e pedagógicas que a instituição apresenta? Quais são os processos que exigem automação? Como é a infraestrutura existente?
Respondendo essas questões, será possível fazer uma escolha consciente, optando pelo melhor software de gestão escolar. Confira ao longo de nosso texto como fazer isso!
Quais funcionalidades são essenciais em um software de gestão escolar?
Para escolher realmente o melhor software de gestão escolar, é importante verificar se o produto oferece algumas funcionalidades:
Sistema de informação do aluno
Um sistema completo de informações do aluno para gerenciar os dados dos alunos com eficácia, envolvendo detalhes pessoais, registros acadêmicos, presença e outras informações.
Gestão de admissões
Processo de admissões mais rápido por meio de um módulo integrado para gestão de: inscrições, matrículas e atividades referentes às admissões de forma eficiente.
Avaliação e notas
Recursos para registrar notas, avaliações e gerar históricos para monitoramento do desempenho dos alunos.
Gestão financeira
Controle de pagamentos e dívidas, fazendo a gestão eficaz da cobrança de taxas, o rastreamento de pagamentos, a geração de faturas e a gestão de saldos em aberto.
Registro de presenças e faltas
Automatização dos processos de presença, monitoramento de faltas e geração de relatórios para assegurar registros de presença confiáveis e em conformidade.
Ferramentas de comunicação
Plataforma para comunicação contínua entre pais, alunos e professores, envolvendo notificações, mensagens e atualizações sobre o progresso acadêmico.
Histórico acadêmico
Acompanhamento da evolução acadêmica, rastreamento da conclusão de cursos e gestão de requisitos curriculares para alunos individuais.
Calendário/agendamento
Praticidade no agendamento de aulas, exames, eventos e outras atividades dentro do calendário escolar.
Recursos de aprendizagem
Integração de recursos educacionais, submissões de atividades, materiais de estudo e avaliações online para otimizar a experiência de aprendizagem.
Como avaliar a usabilidade e o suporte técnico de um software de gestão escolar?
É necessário considerar dois pontos que devem ser decisivos na escolha do sistema de gestão educacional: a usabilidade e o suporte técnico:
Interface amigável e intuitiva
Um software de gestão escolar deve ter uma interface amigável e intuitiva, que facilite a navegação e o uso do software por administradores, professores, pais e alunos.
Treinamento e suporte contínuo
O fornecedor do software deve oferecer treinamento para usuários em todos os níveis, desde a implementação até o uso diário.
Um suporte técnico constante ajuda a solucionar questões com rapidez, assegurando a operação ininterrupta do sistema e a resolução de problemas em tempo hábil.
Avaliações e feedbacks de outras instituições
Avaliações e feedbacks de outras instituições que usam o software ajudam a fornecer insights valiosos sobre a experiência efetiva de usuários semelhantes.
Essas informações ajudam na compreensão da qualidade do software, da eficácia do suporte técnico e da capacidade de adaptação às necessidades específicas de cada instituição.
Quais critérios de segurança e conformidade devem ser considerados na escolha do software?
Para acertar e escolher o melhor software de gestão escolar, é preciso avaliar critérios de segurança e conformidade para confirmar que realmente os dados ficarão protegidos e que as regulamentações educacionais e de proteção de dados serão seguidas. Nesse sentido, vale a pena avaliar:
Criptografia de dados e backups automáticos
O sistema de criptografia ajuda a proteger os dados sensíveis armazenados no software. Além disso, backups automáticos permitem a recuperação diante de problemas no sistema, reduzindo a perda de informações valiosas.
Conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados)
Outro aspecto essencial na análise de softwares é a conformidade com a LGPD ou regulamentações equivalentes relacionadas à proteção de dados pessoais.
Histórico de segurança do fornecedor
Avaliar o histórico de segurança do fornecedor de software assegura a confiabilidade e a integridade dos dados. Por isso, é necessário pesquisar sobre a reputação do fornecedor em relação às práticas de segurança, auditorias regulares e medidas de proteção de dados.
Como comparar custos e benefícios de diferentes softwares de gestão escolar?
Ao comparar os custos e benefícios de diferentes softwares de gestão escolar, recomendamos uma minuciosa análise para tomar uma decisão fundamentada:
Custo inicial vs. custos recorrentes
Além do custo inicial, é necessário avaliar ainda os custos recorrentes, que envolvem taxas de manutenção, suporte técnico, atualizações e possíveis gastos adicionais de integração.
Potencial de redução de custos operacionais
Avalie o potencial de redução de custos operacionais que a solução oferece. Bons softwares realizam a automação de tarefas, a simplificação de processos administrativos e a redução da necessidade de recursos manuais, promovendo uma economia a longo prazo relevante.
Impacto na eficiência e na qualidade do ensino
Considere o impacto do software na eficiência operacional e na qualidade do ensino. O melhor software de gestão escolar deve otimizar a comunicação, facilitar o monitoramento do desempenho dos alunos e a tomada de decisões.
Antes de decidir, considere os pontos tratados em nosso post. Assim, aumentar suas chances de escolher aquele que realmente é o melhor software de gestão escolar.
Nós podemos ajudar você em sua escolha. Aproveite e fale com um especialista agora mesmo para obter mais informações!
