Gestão de documentos eletrônica: como ajudar sua IES evoluir

A transformação digital mudou a forma como os gestores lidam com os processos de IES. Esse é, justamente, um dos grandes desafios enfrentados quando o assunto é melhorar a experiência do aluno por meio de um método de aprendizado inovador.

O aluno moderno do século XXI possui outras necessidades e prioriza fatores como a praticidade, comodidade e eficiência na hora de escolher a instituição que irá estudar. Sendo assim, as Instituições de Ensino precisam se adequar para atender esse perfil de aluno que tem como principais prioridades a necessidade de solicitar atendimento a partir de qualquer dispositivo e a liberdade para fazer isso quando quiser.

Nesse cenário, como a gestão de documentos eletrônica pode ajudar uma IES a evoluir? Falaremos mais sobre esse assunto e abordaremos os 4 principais benefícios desse método de gestão. Acompanhe a leitura!

4 benefícios da gestão de documentos eletrônica para IES

1 – Atendimento rápido a todo tipo de solicitação

Por meio de uma integração de setores e informações, é possível atender rapidamente qualquer solicitação que os alunos efetuem. No caso de uma universidade, a gestão eletrônica de documentos torna esse processo muito mais eficiente, tendo em vista que a falta disso pode acarretar inúmeros transtornos como a perda da solicitação registrada em papel ou a demora do atendimento. Outro fato de extrema importância que precisamos falar é que o MEC tornou obrigatório e passou a avaliar positivamente as IES que tem como base de gestão a digitalização de documentos. Sendo assim, é mais um incentivo para que as IES comecem a se adequar o mais breve possível.

2 – Melhor comunicação com os alunos em tempo real

A partir de uma gestão de documentos eletrônica, é possível que os docentes tenham melhor comunicação com seus alunos. Por meio de um aplicativo de comunicação institucional, se torna mais simples o compartilhamento de arquivos e o gerenciamento de documentos importantes, com a finalidade de otimizar todo o processo de aprendizado, aplicação de provas, reunião de grupos, agendamento de palestras, dentre outros.

3 – Otimização de espaço dentro da universidade

Anos atrás, as IES tinham como maior desafio a organização de arquivos de registros com documentos dos alunos e papéis importantes para a gestão. Atualmente, esse problema não existe mais, graças a digitalização de documentos e armazenamento em nuvem. A otimização de espaço é evidente. A agilidade e organização são fatores que podem contar muito para a primeira impressão dos alunos.

A partir de um ERP completo direcionado para a gestão integrada eficaz, os gestores conseguem acessar qualquer documento ou informação de todos os setores da universidade.

5 – Matrícula e rematrícula online

O processo de realização de matrícula é um dos primeiros contatos do aluno com a instituição de ensino. Sendo assim, ele observará com atenção qual será o tipo de experiência que terá a respeito desse processo nos próximos anos, caso escolha estudar nessa instituição.

O aluno terá que aguardar em uma fila enorme para realizar a matrícula? Precisará despender muito tempo para ler uma pilha de papéis? Por quantos atendentes da secretaria ele precisará passar para efetuar a matrícula? E quanto à rematrícula? Será necessário passar por todo esse processo novamente?

Não disponibilizar acesso a uma plataforma online, além de gerar altos custos, impacta negativamente na experiência do aluno. Dessa maneira, a IES precisa diminuir a burocracia e agilizar todo esse processo.

O ERP da GVdasa proporciona justamente isso. Por meio do processo de rematrícula online, o aluno consegue realizar o processo a partir de qualquer dispositivo e de qualquer lugar. Todas as informações são totalmente integradas em tempo real com o ERP da instituição, ou seja, mais organização para a equipe de gestão.

Os alunos podem enviar todos os documentos necessários, assinar eletronicamente o contrato e enviar a solicitação para a secretaria com toda praticidade e agilidade.

Conheça agora mesmo nossa solução e saiba como podemos ajudar a sua instituição a evoluir com qualidade e eficiência!



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