Controle as solicitações de compra em uma instituição de ensino

O setor de compras desempenha um papel importante para qualquer tipo de negócio e isso inclui as instituições de ensino. Sua função não está somente relacionada à aquisição de materiais e produtos, pois, além de realizar as negociações, o setor deve controlar o estoque e estar por dentro de cada solicitação.

Em uma negociação, os profissionais que atuam neste setor devem buscar sempre as melhores condições de pagamento, os produtos de mais alta qualidade e o menor preço, e tentar estabelecer sempre os prazos de entrega de acordo com as suas necessidades. Para conseguir organizar suas ações é preciso acompanhar em tempo real a duração do estoque e verificar a falta de suprimentos. Fazer esse controle é tão importante quanto comprar a um bom preço.

Por isso, preste atenção nas movimentações que ocorrem dentro do estoque da sua instituição. Acompanhe o passo a passo, a seguir, e saiba quais são os fatores importantes para realizar o controle efetivo das solicitações:

1. Avalie o cenário

Conhecer o cenário em que a sua instituição está inserida faz toda a diferença. Identificar as oportunidades, fraquezas e ameaças são de grande valia para levantar os pontos fortes e fracos do setor educacional, bem como as oportunidades e, assim, aproveitar as melhores ofertas do mercado.

 

2. Plano de ação

Construa um plano de ação para qualquer serviço ou produto que você precise contratar/comprar. Um fornecedor pode até entregar no prazo um produto de qualidade. Mas, se não cumprir a legislação trabalhista, enquanto a instituição esforça-se ao máximo para promover uma negociação saudável, ele precisa ser eliminado de forma imediata para que você não sofra consequências como prejuízos ou cause insatisfação nos alunos.

 

3. Controle do estoque

O controle do estoque, especificamente, deve ser feito de maneira rigorosa. Dessa forma, nenhum material de sala de aula ou insumo para a limpeza faltará e a sua instituição oferecerá as melhores condições de ensino aos estudantes.

 

4. Atenção ao pagamento

Obedecer às datas de pagamentos faz toda a diferença em uma negociação. Se o fornecer receber pagamento em dia também se sentirá obrigado a entregar no prazo e deverá cumprir com o que foi acordado no contrato (pagamento em dia, a entrega deve chegar na data combinada). O oposto também é verdadeiro. Então, para ter os melhores retornos dos serviços contratados, é preciso estar atento aos dias de pagamento, pois é um dos mais importantes aspectos da boa parceria comercial.

 

Mas como controlar de forma eficiente as solicitações de compra em uma instituição de ensino?

A resposta é simples: por meio de sistemas de gestão, como o GVcollege, o gestor consegue estruturar suas ações de forma organizada. A possibilidade de erro diminui e as compras são realizadas nas quantidades adequadas e dentro de prazos. Ao utilizar a solução, o profissional pode fazer o registro de movimentos (nota de entrada, consumo e ajuste de estoque), definir os tipos de processos de compra, controlar o estoque por locais de armazenagem e ainda ter em mãos os produtos e serviços movimentados com a emissão de relatórios dinâmicos das movimentações de itens, ordem de compra e orçamento.

 

Confira outras vantagens do GVcollege:

– Gerenciamento de aquisições e consumo por centro de custo e unidades;

– Análise de cotação e orçamento;

– Liberação de compra de acordo com o nível de permissão;

– Emissão de ordem de compra para fornecedores via e-mail;

– Aprovação conjunta de solicitação de compra;

– Lançamento da nota fiscal integrado com o controle patrimonial;

– Integração com a dotação orçamentária.

 

Ficou com alguma dúvida? Contate a GVdasa, conheça melhor nossas soluções e descubra tudo que podemos fazer pela sua instituição de ensino!



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