Como otimizar a definição de turmas no início do ano letivo

O início do ano letivo é um período movimentado tanto para os pais, que precisam reorganizar a rotina da família, quanto para a instituição de ensino, que deve ter a sua estrutura montada para receber os alunos, com o planejamento de turmas e escala de professores estruturados. No entanto, assim como os familiares enfrentam problemas na hora de conciliar suas agendas para dar assistência aos filhos, os gestores acabam encarando uma série de fatores para realizar a definição e o fechamento das turmas, como o controle de matrículas, por exemplo.

Esse procedimento, executado na maior parte das vezes manualmente, demanda muito tempo de trabalho. Além disso, exige que os gestores consultem a todo o momento a equipe que atua à frente da finalização de matrículas para organizar da melhor forma as turmas, calculando sempre o número de alunos e professores (que pode mudar até mesmo depois do início do ano letivo).

Nesse momento, surge a necessidade de otimizar os processos que envolvem o fechamento de turmas para, assim, colocar em prática um formato eficiente de gestão. Mas como saber as condições certas para definir as turmas? Em qual momento e qual a melhor forma para realizar esse processo? Nós vamos ajudar você! Confira as respostas para essas e outras questões abaixo:

 

Conheça um pouco da legislação e entenda a definição de turmas no Brasil:

O momento certo para realizar o fechamento das turmas é quando as matrículas estão finalizadas. Ou seja, é necessário que existam matrículas para completar o número mínimo de alunos (seja no ensino básico ou superior) e que estas estejam confirmadas. Depois de ter esses dados em mãos, a função do gestor é: organizar da melhor forma as turmas, cumprindo com as exigências estabelecidas pela lei de Diretrizes e Bases da Educação Brasileira (LDB).

De acordo com a LDB 9394/96, a educação brasileira é dividida em dois níveis: a educação básica (Educação Infantil, Ensino Fundamental e Ensino Médio) e o ensino superior. Confira o que o Art. 25, parágrafo único, diz:Gamificação: jogos digitais ganham espaço no ambiente acadêmico

“Será objetivo permanente das autoridades responsáveis alcançar relação adequada entre o número de alunos e o professor, a carga horária e as condições materiais do estabelecimento. Parágrafo único. Cabe ao respectivo sistema de ensino, à vista das condições disponíveis e das características regionais e locais, estabelecer parâmetro para atendimento do disposto neste artigo”.

A lei determina, então, que a Educação Infantil é de competência dos municípios. Já o Ensino Fundamental, na prática, funciona assim: os anos iniciais (do 1º ao 5º ano) são de responsabilidade dos municípios e os anos finais (do 6º ao 9º ano) de responsabilidade do Estado. O Ensino Médio é de responsabilidade dos Estados e o Ensino Superior é de competência da União.

Ou seja, cabe a cada município, Estado ou à União estabelecer as regras para a definição das turmas. Em Santa Catarina, por exemplo, em fevereiro de 2015 foi sancionada uma lei que limita o número de estudantes por sala de aula a 15 na Educação Infantil, 30 no Ensino Fundamental e 40 no Ensino Médio. Assim, fica mais fácil entender as condições para a definição das turmas, certo? Então, a nossa dica é: conheça as normas do local onde a sua instituição está instalada e organize as turmas de acordo com essa informação.

 

GVcollege: aposte na automação para o fechamento das turmas

Com falamos anteriormente, durante o processo de fechamento das turmas, o número total de matrículas finalizadas para cada uma das etapas de ensino que a sua instituição oferece influencia diretamente na construção das turmas. E, para que esse procedimento seja realizado de maneira eficaz e não demande tanto tempo de trabalho, é necessário sistematizar o processo. Com uma solução de gestão educacional como o GVcollege, você organiza as turmas e ajusta o que for preciso: o sistema informa, por exemplo, os motivos pelos quais não é possível realizar o fechamento, como alterações no número de matrículas (se elas reduziram ou amentaram) e, dessa forma, é possível reorganizar a turma.

Uma solução como o Gvcollege permite organizar as turmas e ajustar o que for preciso: o sistema informa, por exemplo, os motivos pelos quais não é possível realizar o fechamento,como alterações no número de matrículas (se elas reduziram ou amentaram) e, dessa forma, é possível reorganizar a turma.

O sistema também faz o controle da quantidade máxima e mínima de alunos. Ao realizar matrículas na turma, o sistema faz validação desse parâmetro e não aceita colocar alunos além da quantidade permitida. Com isso, você otimiza o processo de construção e definição das turmas e consegue ter o melhor controle da quantidade de alunos e do número de professores necessários para dar conta de toda cadeia de alunos.

Tudo isso influencia diretamente nas finanças da instituição: em função do número de novos alunos ou novas turmas, é possível que a instituição tenha que contratar mais professores para compor o corpo docente, por exemplo. Portanto, comece essa organização pelo menos três meses antes do início das aulas e entenda que as finanças estão em tudo.

Gostou? Entre em contato e saiba mais sobre como o GVcollege pode ajudar na definição das turmas da sua instituição.



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